Les outils indispensables pour la bonne gestion de planning en entreprise
Chaque employé, chaque département d’une entreprise a des objectifs à atteindre. Chaque tâche doit être réalisée selon un planning pour respecter les délais. Pour que les employés puissent planifier leurs tâches, ils peuvent compter sur différents outils. De même, les chefs de projets, les managers peuvent utiliser des outils pour une meilleure gestion de planning des membres de leur équipe. Focus sur ces outils.
Les formes de planification
Chaque employé a sa manière d’organiser son travail. Certains utilisent un agenda, d’autres optent pour des solutions numériques. Ceci étant, s’il fait partie d’une équipe, son chef peut proposer un outil de planning collectif pour avoir une vue d’ensemble sur l’avancement des tâches de chacun. L’on peut ainsi noter 2 types de planification que sont :
– le planning collectif : il permet de voir plus facilement les charges de travail de chaque collaborateur, les objectifs de réalisation, les plages horaires, les absences, etc.
– le planning individuel : l’entreprise peut suggérer un outil en particulier, mais généralement, le choix de l’outil est laissé à l’appréciation de l’employé lorsque celui-ci n’est utilisé que pour ses tâches.
Les indispensables pour une une bonne gestion de planning
Il est possible de classer les outils indispensables pour une une bonne gestion de planning en 4 catégories :
– les agendas : physiques ou numériques, ils permettent de planifier les réunions et rendez-vous et garder un œil sur ses échéances personnelles. C’est parfait pour un planning individuel.
– les tableurs : à l’exemple d’Excel, ils permettent de planifier les tâches et suivre l’avancement d’un projet.
– les outils de gestion de projets collaboratifs : ce type de logiciel offre des options avancées pour permettre de planifier les tâches et suivre les réalisations des collaborateurs, d’assigner telle tâche à tel collaborateur, etc.
– les outils de communication interne : ils permettent de coordonner une équipe.
Pourquoi utiliser un outil de gestion de planning ?
Les managers, chefs de projets et leurs équipes doivent réaliser leurs missions dans les temps. Pour piloter son équipe, un manager doit avoir un œil sur la disponibilité de chaque membre de son équipe, le volume de ses tâches, etc. Tous ces éléments lui permettent de planifier les tâches de chacun, d’anticiper les besoins, etc. Pour avoir une vue globale de tous ces éléments, il a nécessairement besoin d’un outil de gestion de planning. En livrant en temps et en heure un projet, le manager, son équipe et l’entreprise maximisent leur performance grâce à un tel outil. Cette productivité ne peut qu’améliorer le chiffre d’affaires de l’entreprise.
En somme, l’outil de gestion de planning présente un enjeu opérationnel, un enjeu financier et un enjeu RH. L’entreprise doit ainsi prendre soin de bien choisir l’outil de gestion de planning de ses collaborateurs.
Bien choisir son outil de gestion de planning en entreprise
À l’ère du digital, du télétravail, etc., planifier des projets sur un agenda physique n’est plus d’actualité lorsqu’elle concerne toute une équipe. L’on opte volontiers pour des logiciels. Le marché propose un large choix de logiciels de gestion de planning. Pour trouver celui qui convient à votre équipe, tenez compte d’au moins 4 critères :
– Le logiciel doit disposer de toutes les fonctions nécessaires à votre équipe. Il doit notamment permettre le suivi et l’avancement des missions de chaque collaborateur en temps réel, disposer d’une interface utilisateur personnalisable, permettre d’intégrer, gérer et planifier des actions, etc.
– Le logiciel doit être fluide, intuitif et simple à utiliser. Ces qualités facilitent l’appropriation de l’outil par vos collaborateurs.
– Le logiciel doit avoir un caractère collaboratif.
– Le logiciel doit être accessible via un PC, une tablette, etc.
L’un des logiciels de gestion de planning répondant à ces critères est le Visual Planning. Il est intuitif, collaboratif, flexible et polyvalent. Vous pouvez le paramétrer sur mesure. Surtout, vous pouvez y accéder sur n’importe quel support (PC, tablette, smartphone). L’entreprise proposant ce logiciel assure l’implémentation du programme, la formation à son utilisation et sa personnalisation. Enfin, elle propose une assistance.
Il est important de noter qu’au-delà des outils indispensables à la gestion de planning, pour optimiser la gestion de planning, vous devez finir des objectifs clairs, des échéances réalistes, de déterminer les tâches critiques et d’allouer les ressources adéquates selon les priorités et les contraintes. Surtout, il faut faire un suivi régulier.
